Concilier les exigences du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) avec la nécessité de maintenir une relation client personnalisée et efficace est un défi primordial pour le secteur de la distribution automobile. Un enjeu de taille surtout pour les concessionnaires, qui jouent un rôle pivot entre les constructeurs et les clients. Pour le relever et protéger les données personnelles, Nextlane propose désormais le Consent Center, une fonctionnalité conçue pour automatiser et sécuriser l’ensemble du processus de recueil du consentement des clients.
La collecte des données, un impératif aux lourdes responsabilités
Le marché automobile repose sur le lien de confiance entre les marques et leurs clients. Cette relation est incarnée par les concessionnaires qui connaissent les clients et disposent de leurs données. Ces informations précieuses pour eux, mais aussi pour les marques qu’ils représentent, permettent d’alimenter les stratégies marketing, de personnaliser les offres et ainsi d’attirer et de fidéliser la clientèle.
L’entrée en vigueur du RGPD en 2018 a bouleversé des pratiques bien établies. En effet, cette réglementation impose des exigences strictes pour la collecte, le traitement et le stockage des données personnelles. Elle inclut l’obligation de justifier le traitement des données, ainsi que le droit d’accès, de rectification et d’effacement pour les personnes concernées. Bien que plus complexe, la nécessité d’obtenir un consentement explicite et éclairé des clients est sans doute la contrainte la plus importante. D’autant plus que des sanctions financières, pouvant aller jusqu’à 4 % du chiffre d’affaires annuel de l’entreprise, sont prévues en cas de non-conformité.
Les concessionnaires en première ligne
Dans ce nouveau contexte, les concessionnaires se retrouvent en première ligne en matière de responsabilité. En tant que premiers contacts, ils sont considérés comme garants de l’ensemble du processus de collecte et de traitement des données.
Depuis 2018, des formulaires papier ont été développés pour recueillir le consentement des clients. Cette méthode, bien que conforme, présente un risque important d’erreurs lors de la saisie manuelle des données dans le système informatique et impose le stockage sécurisé des formulaires papier en cas de contrôle. De plus, elle représente un défi supplémentaire pour les concessionnaires multi-enseignes, qui doivent mettre en place des formulaires et procédures spécifiques à chaque constructeur.
En complément, un aspect du RGPD est souvent négligé mais primordial : la durée de validité du consentement, qui doit être renouvelé périodiquement en fonction du contexte pour lequel il a été donné. Cela demande un suivi rigoureux et une gestion proactive de la part des concessionnaires.
Une simplification du processus de consentement
Bien que les logiciels développés par Nextlane intègrent déjà tous les éléments nécessaires au recueil du consentement, la gestion manuelle de ce processus constitue encore un risque juridique et économique important pour les concessionnaires.
Avec Consent Center, Nextlane propose d’automatiser entièrement ce processus. Lors du contact avec un client ou un prospect, un document de consentement pré-rempli, est automatiquement généré et envoyé depuis le Dealer Management System (DMS) développé par Nextlane, à l’adresse électronique du client. Le client peut alors facilement consulter le document et cocher les cases correspondant à ses préférences en matière d’utilisation de ses données. Le client peut aussi renseigner sur place ses consentements grâce à l’utilisation de QR Code permettant d’afficher le formulaire des consentements sur son téléphone portable ou une tablette mise à disposition. Une fois le document signé et renvoyé, les informations recueillies sont automatiquement intégrées dans le DMS, mettant à jour les préférences du client sans intervention manuelle.
En plus de projeter une image d’entreprise moderne et respectueuse de sa clientèle, la gestion automatisée du processus de consentement via le Consent Center de Nextlane garantit aux concessionnaires la conformité avec le RGPD. Cela inclut également le suivi grâce à la configuration d’alertes de fin de validité du consentement. Le stockage numérique sécurisé permet de répondre rapidement et facilement aux contrôles opérés par la CNIL. En répondant aux exigences de chaque constructeur, le Consent Center facilite également la gestion des données pour les concessionnaires multi-enseignes.
Le marché automobile repose sur le lien de confiance entre les marques et leurs clients. Cette relation est incarnée par les concessionnaires qui connaissent les clients et disposent de leurs données. Ces informations précieuses pour eux, mais aussi pour les marques qu’ils représentent, permettent d’alimenter les stratégies marketing, de personnaliser les offres et ainsi d’attirer et de fidéliser la clientèle.
L’entrée en vigueur du RGPD en 2018 a bouleversé des pratiques bien établies. En effet, cette réglementation impose des exigences strictes pour la collecte, le traitement et le stockage des données personnelles. Elle inclut l’obligation de justifier le traitement des données, ainsi que le droit d’accès, de rectification et d’effacement pour les personnes concernées. Bien que plus complexe, la nécessité d’obtenir un consentement explicite et éclairé des clients est sans doute la contrainte la plus importante. D’autant plus que des sanctions financières, pouvant aller jusqu’à 4 % du chiffre d’affaires annuel de l’entreprise, sont prévues en cas de non-conformité.
Les concessionnaires en première ligne
Dans ce nouveau contexte, les concessionnaires se retrouvent en première ligne en matière de responsabilité. En tant que premiers contacts, ils sont considérés comme garants de l’ensemble du processus de collecte et de traitement des données.
Depuis 2018, des formulaires papier ont été développés pour recueillir le consentement des clients. Cette méthode, bien que conforme, présente un risque important d’erreurs lors de la saisie manuelle des données dans le système informatique et impose le stockage sécurisé des formulaires papier en cas de contrôle. De plus, elle représente un défi supplémentaire pour les concessionnaires multi-enseignes, qui doivent mettre en place des formulaires et procédures spécifiques à chaque constructeur.
En complément, un aspect du RGPD est souvent négligé mais primordial : la durée de validité du consentement, qui doit être renouvelé périodiquement en fonction du contexte pour lequel il a été donné. Cela demande un suivi rigoureux et une gestion proactive de la part des concessionnaires.
Une simplification du processus de consentement
Bien que les logiciels développés par Nextlane intègrent déjà tous les éléments nécessaires au recueil du consentement, la gestion manuelle de ce processus constitue encore un risque juridique et économique important pour les concessionnaires.
Avec Consent Center, Nextlane propose d’automatiser entièrement ce processus. Lors du contact avec un client ou un prospect, un document de consentement pré-rempli, est automatiquement généré et envoyé depuis le Dealer Management System (DMS) développé par Nextlane, à l’adresse électronique du client. Le client peut alors facilement consulter le document et cocher les cases correspondant à ses préférences en matière d’utilisation de ses données. Le client peut aussi renseigner sur place ses consentements grâce à l’utilisation de QR Code permettant d’afficher le formulaire des consentements sur son téléphone portable ou une tablette mise à disposition. Une fois le document signé et renvoyé, les informations recueillies sont automatiquement intégrées dans le DMS, mettant à jour les préférences du client sans intervention manuelle.
En plus de projeter une image d’entreprise moderne et respectueuse de sa clientèle, la gestion automatisée du processus de consentement via le Consent Center de Nextlane garantit aux concessionnaires la conformité avec le RGPD. Cela inclut également le suivi grâce à la configuration d’alertes de fin de validité du consentement. Le stockage numérique sécurisé permet de répondre rapidement et facilement aux contrôles opérés par la CNIL. En répondant aux exigences de chaque constructeur, le Consent Center facilite également la gestion des données pour les concessionnaires multi-enseignes.